SAP R/3® y la aplicación de fuerza de ventas son capaces de dialogar entre sí y hablar el mismo idioma gracias a Hermes AC, utilizando la tecnología de IDocs de SAP®.
En el año 2001 L’Oréal Argentina, como parte de una decisión corporativa de L’Oréal, encaró un proyecto de migración de la totalidad de sus sistemas de gestión, de desarrollo propio, a SAP R/3®. Este proyecto fue denominado “Proyecto Sinfonía”. Como parte de éste, se decidió que varios de los sistemas satélites se mantendrían tal como funcionaban en ese momento, o con cambios mínimos para simplificar la integración con SAP®.
L’Oréal Argentina tiene una fuerza de ventas de alrededor de 130 vendedores, que utilizan desde hace más de 6 años notebooks para la carga de pedidos y para obtener información variada necesaria para su trabajo. La aplicación de las notebooks, estaba integrada con los sistemas de información centrales, que eran sistemas de desarrollo interno, a través de un proceso de distribución de datos desarrollado especialmente.
Mobile Systems Sudamericana fue elegida para encarar la integración de la aplicación de fuerza de ventas, la TR con SAP R/3®. El objetivo principal propuesto era el abastecimiento de información a las TR para la captura de pedidos, con las validaciones y reglas de negocio mínimas que permitieran asegurar que éste fuera correcto, y el ingreso del pedido en SAP®. Adicionalmente, se planteaba como objetivo secundario, brindar información de ayuda al proceso de ventas en las TR tal como: seguimientos de pedidos, situación de cuenta corriente, y otras. Sin embargo y dado que esta integración se realizaba en el marco de un proyecto mucho más amplio y del que no se quería desviar, se dejaba como accesorio todo objetivo que no fuera crítico para garantizar el éxito de la implantación de SAP R/3®, garantizando las funciones básicas (entre las cuales la captura de pedidos era fundamental).
A partir de esta premisa se eligió la arquitectura de la solución. Dado que la distribución de información a las TR se realizaba por medio de un proceso diario y una comunicación originada por los vendedores, se eligió mantener la arquitectura existente para minimizar los cambios en las TR. Por otro lado, se deseaba que en el futuro fuera posible soportar el acceso a información por parte de las TR, no ya mediante un ciclo diario, sino bajo demanda, pudiendo recibir los cambios en el momento que ocurrían.
Mobile Systems Sudamericana implementó la solución usando su herramienta para conectividad a SAP e interfaces Hermes AC. El concepto utilizado fue el de un repositorio de información capaz de abastecer a las TR. Este repositorio se mantendría actualizado, no mediante procesos por lote, ejecutados a horas establecidas, sino que iría recibiendo los cambios a medida que éstos ocurriesen, aprovechando de este modo una de las grandes ventajas de la tecnología de IDocs. De este modo, los volúmenes de datos transferidos diariamente se verían reducidos en un factor de 20 o 30 aproximadamente. Sin embargo, para alguna información se prefirió mantener un procesamiento por lotes (por ejemplo: Precios) dada la complejidad de su obtención.
El objetivo era entonces armar un repositorio con información de SAP®, externo a éste y donde la información estuviera representada en el formato que utilizaba la aplicación de TR. Para esto, se debía extraer la información de SAP® e insertarla en la base de datos. Para la operatoria, era necesario extraer de SAP® información muy variada. Por ejemplo:
Aprovechando la posibilidad de SAP® de enviar información en el momento que ocurren modificaciones mediante diferentes tecnologías (punteros de cambio, mensajes, etc.) , y utilizando las posibilidades de mapeo y transformación de la información de Hermes AC, y su capacidad para insertarla en una base de datos, el circuito no requirió de ningún proceso adicional, y no hubo que realizar desarrollos específicos, salvo para aquellas interfaces que se eligió procesar por lotes. El problema se redujo a decidir la estructura correcta del repositorio, y la configuración correcta de SAP® y Hermes AC. Esto dejó amplia libertad para los problemas reales (decisiones funcionales, flujos de información, etc.) virtualmente eliminando las tareas de programación. Además, Hermes AC se utilizó como herramienta para prototipizar las interfaces rápidamente, y poder de este modo analizar qué información era más conveniente extraer.
Durante el proyecto, se detectó la posibilidad de integrar algunos otros sistemas satélites, además de la fuerza de ventas, mediante Hermes AC. Un caso es el circuito de contratación de publicidad. En todos los casos, la decisión fue integrar los sistemas a través del repositorio, para mantener una arquitectura uniforme.
Otro punto del proyecto en el cual se aprovechó Hermes AC, fue durante las pruebas de volumen (‘stress’) de la nueva instalación de SAP®. Se preparó una base de datos con pedidos, de modo programático, y se entregaron los pedidos a Hermes AC para que los envíe a SAP® a fin de cargar el circuito, y verificar si la performance respondía a lo esperado, permitiendo además la repetibilidad de la prueba, si hiciera falta.
Volumen promedio de información por día: aprox. 2000 IDocs aprox., correspondientes a modificaciones.
Picos de información: 10000 IDocs aprox., en caso de bajadas de maestros completos.
Industria: Cosmética, perfumería y cuidado del cuerpo.
L’Oréal es una empresa francesa líder mundial en cosmética, belleza y cuidado del cuerpo. Entre sus productos hay marcas reconocidas mundialmente. L’Oréal Argentina es líder indiscutido en su sector.